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Werkzeuge, die ganz besonders gepflegt werden müssen: Digitale Tools im Betrieb

Beratung & Service   |   28/03/24

Ambivalenz prägt die Diskussion, wenn es ums Thema Digitalisierung im Handwerk geht. Dass es unerlässlich ist, sich damit zu befassen, wird zwar durchgehend bejaht. Aber dann gehen die Meinungen auch schon ziemlich auseinander. Sie reichen von skeptischer Zurückhaltung über die Einschätzung als „notwendiges Übel“ oder „na gut, ganz praktisch, wo´s passt“ bis hin zu begeisterter Zustimmung. Und überraschenderweise haben alle irgendwie ein bisschen Recht. Die Integration von digitalen Anwendungen in die betrieblichen Abläufe eines Handwerksunternehmens muss sorgsam geplant und durchdacht sein. Dies erfordert eine kritische Auswahl der Anwendungen und eine genau auf den Bedarf des Betriebs zugeschnitten Infrastruktur. Sie sollte nur Funktionalitäten bereitstellen, die auch wirklich gebraucht werden. Verbreiteter, aber leider wenig praxisgerecht hingegen sind Insellösungen. Hier ein separates Programm für die Zeiterfassung, da eins für die Buchhaltung und so weiter – das wird gerne verkauft, ist rasch installiert und „kapiert“. Aber so entlastet man sich nur unzureichend. Das Handling von Einzelanwendungen kann Prozesse unter Umständen sogar bremsen statt beschleunigen. Nur integrierte Konzepte sind tatsächlich so richtig sinnvoll und zukunftsfähig.

 

Der zweite wichtige Aspekt ist: Wählen Sie die digitalen Anwendungen so aus und lassen Sie sie so einrichten, dass alle, die damit arbeiten, auch konkret und direkt bei ihren Tätigkeiten davon profitieren. Im Alltag ärgern wir uns genug, dass Self-Ser­vice-Applikationen uns Kunden und Konsumenten zusätzliche Mühen aufnötigen (und oft mit Fehlfunktionen und den Folgen allein lassen). Im Betrieb darf so etwas nicht passieren. „Wenn du Digitalisierungsprozesse einführst, bei denen Du nur die Arbeit auf Deine Mitarbeiter abwälzt, damit Du weniger im Büro zu tun hast, wird es nicht funktionieren“, warnt der Blog von 100 TOP-Mitglied „Klaus vom Dach“.

 

Nehmen Sie drittens besondere Rücksicht darauf, dass nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichermaßen IT-affin sind. Klar, Routinen darf man zur Pflicht machen und rennt beim Nachwuchs, den Digital Natives, damit sowieso offene Türen ein. Doch insbesondere bei größeren Unternehmen mit entsprechend ausgelegten Systemarchitekturen braucht es Personen im Team, die sich professionell damit befassen, eine Schnittstellenfunktion ausüben und den Rest der Mitarbeiterschaft entlasten. Keine Technik der Welt kann schließlich die nötige Kreativität, Fertigkeiten, Erfahrungen bereitstellen, die Tag für Tag vor Ort auf den Baustellen für fachgerechte handwerkliche Ausführungen sorgen. Ein gutes digitales System soll dazu beitragen, dass die handwerklichen Fachkräfte sich auf ihren eigentlichen Job noch besser konzentrieren können und weniger Stress haben. Das gehört zu seinen wichtigsten Zielsetzungen überhaupt.

 

Egal, ob Sie sich nur für das unverzichtbare Minimum digitaler Anwendungen entscheiden oder größer angelegte Lösungen implementieren lassen wollen – das Thema Cybersicherheit muss grundsätzlich immer und überall als roter Faden mitlaufen. Cyberkriminelle und Hacker nehmen sich sehr regelmäßig gerade kleine und mittlere Betriebe vor. Nicht zuletzt, weil hier gern eine gewisse Sorglosigkeit herrscht („wir sind für die doch gar nicht interessant genug“) und deshalb oft nicht konsequent genug in die Sicherheit investiert wird. Doch Cyberbedrohungen machen vor keiner Unternehmensgröße und keiner Branche Halt. Weit häufiger als man denkt werden Betriebe zum Beispiel Erpressungsopfer, indem Hacker die Firmen-EDV blockieren und erst gegen Lösegeld wieder freischalten.

 

Neben technischer Prävention – unter anderem durch kontinuierliche Aktualisierungen der Software sowie der Schutzmaßnahmen – gehört zu einem gut funktionierenden Sicherheitskonzept auch, die gesamte Mitarbeiterschaft mit einzubeziehen. Wer auch immer mit IT-Tools zu tun hat, ist Teil der Verantwortungskette. Schulungen, das Training von Risiko-Erkennung, etwa typischen Firmen-Phishing-Fallen, und für alle verbindliche Handhabungsregeln sind lästig, aber obligat. Selbst kleine „Schusseleien“ können sich sonst böse rächen.

 

Dann kann man entspannt von den vielen Vorteilen profitieren, die die Digitalisierung dem Handwerk bietet: komfortablere Organisation, effizientere Abläufe, bessere und schnellere Kommunikationsmöglichkeiten sowohl intern als auch mit Lieferanten und Kunden, Zeit- und Kosteneinsparungen. All das trägt bei zu mehr Mitarbeiterzufrie­denheit und mehr Kundenzufriedenheit, zu mehr Wettbewerbsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit, kurzum: zu mehr Qualität.



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